La règle : 2 ans après le dernier contact
La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un candidat non retenu au-delà de 2 ans après le dernier échange, sauf base légale ou consentement spécifique. Passé ce délai, sans justification, vous n'êtes plus en conformité.
Ce délai court à partir du dernier contact réel (entretien, réponse, message), pas de la date de candidature.
Le consentement : la porte pour garder un profil plus longtemps
Pour recontacter un bon candidat sur un futur poste, il vous faut son consentement explicite afin de le conserver dans un « vivier ». Ce consentement doit être libre, spécifique et révocable à tout moment.
Sans cela, garder un CV « parce qu'il était bon » n'est pas une base légale suffisante.
Les droits du candidat que vous devez pouvoir honorer
Droit d'accès : savoir quelles données vous détenez. Droit à l'effacement : en demander la suppression. Droit à la portabilité : récupérer ses données dans un format réutilisable.
En pratique, vous devez pouvoir répondre vite à ces demandes — idéalement en self-service côté candidat.
Pourquoi le faire à la main est intenable
Suivre manuellement la date de dernier contact de chaque candidat puis supprimer au bon moment devient irréaliste dès quelques dizaines de candidatures. C'est typiquement la tâche qu'un outil doit automatiser à votre place.
Comment aiKip gère la conservation
aiKip anonymise automatiquement les données des candidats après 24 mois. Le consentement « vivier » est explicite, tracé et révocable depuis l'espace candidat, et le candidat peut exporter ou effacer ses données lui-même.
La conformité devient un réglage par défaut, pas une corvée mensuelle.
Questions fréquentes
Combien de temps garder le CV d'un candidat non retenu ?
La CNIL recommande 2 ans maximum après le dernier contact, sauf consentement spécifique du candidat pour une conservation plus longue (vivier).
Puis-je garder un CV « au cas où » ?
Pas sans base légale. Pour conserver un profil au-delà du délai, il faut le consentement explicite et révocable du candidat.
Le candidat peut-il demander la suppression de ses données ?
Oui, c'est le droit à l'effacement (art. 17 RGPD). Vous devez pouvoir y répondre ; aiKip permet au candidat de le faire en self-service.